Posta elettronica certificata

La PEC è da qualche anno al centro di notevole interesse da parte delle autorità governative per l'intrinseca economicità che tale soluzione apporta al sistema paese garantendo validità legale a tutte le comunicazioni digitali (e-mail) che intercorrono tra tutti i soggetti siano essi operatori economici siano essi privati e/o pubblici.

In tal senso " La Camera ha approvato il DL 185/2008 cd. “anti crisi”. Tra le misure per la riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese sono state introdotte importanti modifiche al Codice dell'Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005) e al Regolamento per l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata (D.P.R. n.68/2005). Ecco cosa prevede l'art. 16 ai commi 6, 7:

• 6. Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata….”
• 7. I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 entro un anno dalla data di entrata in vigore del presente decreto. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i DATI IDENTIFICATIVI degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.”

In linea dunque con questo nuovo dettato normativo che, probabilmente e senza tanto clamore, comporta una reale rivoluzione nelle comunicazioni, con la presente viene offerto alla struttura associativa non solo la possibilità di poter dotare gli associati di account PEC, ma anche di avere a disposizione laddove è necessario gli strumenti tecnico-informatici, affinché l’associazione stessa possa operare in tempo reale per il rilascio della PEC agli associati e per procedere poi con semplicità e rapidità all’invio di documenti anche in maniera massiva ai titolari di PEC attivati.

ACCOUNT PEC

La Posta Elettronica Certificata, da la possibilità di inviare con la massima sicurezza e riservatezza ogni tipo di documentazione direttamente sul PC del destinatario, rispettando tutti i termini predisposti dal regolamento per l’utilizzo della posta elettronica certificata come da Decreto Ministeriale del 02/05/2005 pubblicato in G.U. n. 266 del 15/11/2005.

La PEC offre:

• la garanzia di sicurezza nella trasmissione
• l'identificazione certa del mittente del messaggio
• la possibilità di legare in maniera certa ed opponibile a terzi la trasmissione con il documento trasmesso possibilità precluse alla tradizionale raccomandata.

Il servizio di PEC si rivolge a tutti, dalle Pubbliche Amministrazioni al Privato (cittadino o azienda) con un sistema capace di generare enormi risparmi sul piano economico e di facilitare i rapporti sia tra privati che tra privati e pubblica amministrazione.

A COSA SERVE

La PEC si utilizza prevalentemente in tutti quei casi in cui si vuole avere la certezza che un documento arrivi a destinazione avendone nel contempo prova opponibile dell'invio e della consegna (contratti, fatture, convocazioni, ecc.). Grazie alla sua efficienza ed economicità il suo impiego andrà sicuramente oltre la sostituzione o integrazione della tradizionale raccomandata assumendo un ruolo sempre crescente.

COME FUNZIONA

Per l'utente l'unica differenza dalla tradizionale posta elettronica è che ad ogni invio di un messaggio corrispondono delle ricevute che ne attestano l'invio e la consegna al destinatario. In realtà dietro a queste ricevute c'è un sofisticato sistema tecnologico ed organizzativo a garanzia delle trasmissioni di posta elettronica certificata. Tutta l'infrastruttura tecnologica e la gestione del servizio PEC effettuato da operatori certificati, nello specifico Namirial, sono permanentemente sotto il controllo e la verifica tecnica del CNIPA (CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE) per la completa tutela dell'utilizzatore della PEC. Ogni casella di posta elettronica certificata è legata ad un nominativo (Titolare della casella) identificato dal gestore al momento dell'attivazione garantendo così la tracciabilità della casella e quindi del suo Titolare. Questo avviene applicando tutte le procedure atte a garantire la tutela dei dati personali.

I PUNTI DI FORZA

• Economicità: abbattimento dei costi derivanti dagli strumenti tradizionali (raccomandate, fax, carta e soprattutto il vostro tempo);
• Semplicità di utilizzo: non necessita di nuovi strumenti di lavoro utilizzando le consuete piattaforme per la gestione della comune posta elettronica;
• Comodità: utilizzabile da qualsiasi postazione di lavoro con la possibilità di invio della posta a più destinatari contemporaneamente azzerando i tempi di consegna ed evitando code agli sportelli;
• Valore legale: alle ricevute di avvenuta consegna è riconosciuto il pieno valore legale rendendole opponibili a terzi in caso di contenzioso.

(*) PEC: MOLTO PIU' DI UNA RACCOMANDATA

La PEC fornisce al mittente qualcosa di molto più importante rispetto alla ricevuta di avvenuta consegna della RR postale cartacea: la posta certificata fornisce a chi spedisce una prova, firmata dal gestore (in questo caso Namirial), del contenuto completo che gli è stato recapitato oltre ovviamente ai riferimenti temporali (data e ora di recapito).

INTEGRAZIONE ISOWORK/PEC

Isowork è il sistema informativo realizzato da Namirial che consente di gestire digitalmente tutti i processi di generazione di documenti, fiscali e non, provenienti da qualsiasi applicativo software Studio, Azienda, ecc. (come la fatturazione, la stampa di tutti i moduli relativi ad adempimenti di tipo amministrativo, fiscale, commerciale, ecc. ... ) e comprende anche il modulo di archiviazione digitale in forma sostitutiva (laddove l'attuale normativa lo consenta). Isowork, inoltre, integrandosi con il servizio PEC, consente la trasmissione sicura dei documenti acquisiti ad altri soggetti come Clienti, Fornitori, personale dipendente, professionisti e collaboratori, ecc., fornendo a questi ultimi una casella PEC per l'acquisizione dei documenti stessi. Il circolo virtuoso così determinato consente notevoli risparmi economici, rende le comunicazioni praticamente istantanee, annulla pressochè tutte le contestazioni sui documenti trasmessi, rende tutte le comunicazioni realmente sicure. Il packaging messo a punto da Namirial comprende prodotti e servizi che non modificano le strutture informatiche esistenti nella azienda ma si integrano con esse:

GESTIONALE AZIENDA/STUDIO/APPLICAZIONI VERTICALI software autonomo che provvede alla produzione di documenti in formato grafico, es. PDF, ecc.

ACQUISIZIONE ISOWORK Isowork acquisisce i files generati dal gestionale, li processa e li archivia in modalità automatica (cioè senza nessun aggravio di lavoro per l'operatore). Il pacchetto servizi prevede la registrazione di caselle elettroniche PEC in package gratuiti.

INVIO MEDIANTE MAILER PEC gli indirizzi e-mail sono presenti nella rubrica di Isowork, tale rubrica può essere valorizzata manualmente o tramite un apposito modulo che 'legge' i dati dal gestionale e li trascrive nella rubrica Isowork. Un programma di invio "Mailer PEC" si incarica di spedire agli indirizzi degli utenti PEC, destinatari della modulistica es. fatture, ecc.

RICEVONO I CLIENTI PEC gli utenti PEC ricevono il documento in forma grafica come ad es. il PDF per la distribuzione/registrazione. Isowork acquisisce la ricevuta di ricezione e la allega al documento inviato. In fase di ricerca del documento inviato sarà esposta anche la ricevuta e viceversa

ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Isowork permette l'archiviazione digitale sostitutiva creando un flusso e apponendo sullo stesso una marca temporale emessa da una Certification Autority. Tale funzione permette di evitare la conservazione della carta (es. fatture, cedolini, ecc.)

ESTENSIONE CONSULTAZIONE WEB è possibile consultare via web gli archivi digitali prodotti all'interno di Isowork da qualsiasi punto web.

IWPEC

Il software IWPEC compreso nella fornitura; è una verticalizzazione di ISOWORK (sistema documentale esteso), il sistema informativo/applicativo che consente di conservare e gestire digitalmente tutti i processi di generazione di documenti provenienti da qualsiasi applicativo software gestionale (come la fatturazione, la stampa di tutti i moduli relativi ad adempimenti di tipo amministrativo, fiscale, commerciale, ecc… ).
La versione IWPEC ha le seguenti funzionalità:

• Modulo “Mailer”: funzione che consente di inviare più e-mail contemporaneamente e all’occorrenza gestire tutte le ricevute di Posta Elettronica Certificata attive e passive, integrandosi perfettamente con il servizio PEC, consente la trasmissione sicura, PEC to PEC, PEC to e-mail, e-mail to e-mail, dei documenti generici quali lettere, fatture, bolle, distinta ordini, richiesta ferie, modelli ufficiali CUD, cedolini paga e pensione, ecc., ad altri soggetti come associati, clienti, fornitori, personale dipendente, associati, professionisti e collaboratori.
• Modulo “Ricerca e Visualizzazione”: una volta inviata/ricevuta e archiviata l’email, è possibile una veloce ricerca e quindi visualizzazione delle email anche grazie all’esecuzione dell’OCR del contenuto delle stesse.

Per inviare e ricevere le mail è possibile utilizzare la WebMail o qualsiasi altro client di posta elettronica. Ma diventa fondamentale capire subito se le ricevute sono arrivate e poter mantenere un collegamento tra l’email inviata e le ricevute di ritorno (Accettazione e Consegna).
Con il mailer IWPEC questa funzionalità è automatica. La PEC non può essere inviata a destinatari in CCn (Copia Conoscenza Nascosta). Questo significa che un invio a più destinatari contemporaneamente fatto con un mailer metterebbe in evidenza tutti gli indirizzi. Diventa necessario uno strumento che a partire da un’unica mail da inviare ad un gruppo di destinatari crei per ognuno una singola comunicazione.
Con il mailer IWPEC questa funzionalità è automatica.
Caratteristiche distintive di IWPEC

• Archiviazione e protocollazione delle PEC con il collegamento alle ricevute di consegna e accettazione per una facile ricerca e rintracciabilità.
• Possibilità di archiviare email con i documenti allegati;
• Possibilità di inviare email con allegate le email archiviate;
• Possibilità di inviare email a più destinatari contemporaneamente creando però una mail per ogni casella di posta;
• Visibilità della posta ricevuta solo dall'operatore di competenza dell'account. Eventuale estensione del permesso sulla postaa discrezione dell’operatore di competenza.

Caratteristiche offerta

Il costo per la fornitura delle caselle di posta elettronica certificata (PEC) riservato ai clienti Microsoftware è di 9,00 € oltre iva per ogni account PEC per anno. Nella fornitura è compresa la scelta di un dominio tra @sicurezzapostale.it, @pecarchitetti.it, @pecgeometri.it, @pecingegneri.it.